Pierwsze dni w nowej pracy to poznawanie ludzi, narzędzi i zasad, często jednocześnie. Firmowy zestaw powitalny może uporządkować część tych informacji i dostarczyć rzeczy przydatnych od początku. Jego zawartość warto zaplanować pod kątem stanowiska oraz sposobu pracy, aby każdy element miał konkretne zastosowanie.
Co przyda się już pierwszego dnia?
Welcome pack nie ma jednej obowiązkowej zawartości. Zamiast kompletować przypadkowe gadżety z logo, zacznij od potrzeb osoby dołączającej do zespołu. Przydatne będą zarówno drobne akcesoria, jak i wskazówki organizacyjne, dzięki którym łatwiej odnaleźć się w nowym miejscu.
Zależnie od stanowiska zestaw może obejmować:
- notes i wygodny długopis do zapisywania ustaleń, pytań i informacji ze szkoleń;
- plan pierwszych dni z terminami spotkań oraz wskazaniem, kto poprowadzi poszczególne etapy wdrożenia;
- kontakty do najważniejszych osób, w tym przełożonego, opiekuna wdrożenia oraz wsparcia HR i IT;
- krótki przewodnik po firmie z informacjami o narzędziach, zasadach komunikacji i miejscu, w którym można znaleźć aktualne procedury;
- wiadomość powitalną od zespołu, najlepiej odnoszącą się do roli nowego pracownika.
Materiały organizacyjne mogą mieć formę papierową lub cyfrową. Jeśli dołączasz kod QR albo odnośnik do firmowej bazy wiedzy, sprawdź, czy nowa osoba będzie mogła z niego skorzystać już na początku zatrudnienia.
Notes i kalendarz dobierz do sposobu pracy
Papierowy notatnik może służyć do zbierania pytań podczas wdrożenia, zapisywania pomysłów i przygotowywania się do spotkań. Wybierając model, zwróć uwagę na format, układ stron oraz oprawę. Mniejszy notes łatwiej zabrać ze sobą, a większy zapewnia więcej miejsca na rozbudowane zapiski.
Do takiego zestawu można włączyć kalendarze i notesy firmowe Lediberg, dostępne z opcjami znakowania i personalizacji, takimi jak logo na okładce czy indywidualne wklejki. Dobór wyglądu warto połączyć z oceną wygody użytkowania. Kalendarz książkowy będzie sensownym dodatkiem dla osoby, która korzysta z papierowego planera; przy pracy opartej na wspólnym kalendarzu cyfrowym sam notes może wystarczyć.
W przypadku kalendarza datowanego uwzględnij moment rozpoczęcia pracy. Przy zatrudnieniu pod koniec roku warto rozważyć wydanie na kolejny rok albo planer bez dat, zamiast dodawać produkt, z którego pozostanie niewiele czasu na korzystanie.
Osobisty akcent zaczyna się od wiadomości
Krótka wiadomość podpisana przez przełożonego i przyszłych współpracowników może nadać paczce bardziej osobisty charakter. Warto napisać, czym nowa osoba będzie zajmować się w zespole i z kim spotka się w pierwszych dniach. Taki komunikat jest konkretniejszy niż ogólne hasło o misji przedsiębiorstwa.
Kubek, torba, plecak czy książka branżowa są opcjonalnymi dodatkami. Wybieraj je wtedy, gdy odpowiadają potrzebom odbiorcy. Torba przeznaczona do noszenia laptopa powinna mieć odpowiedni rozmiar i zabezpieczenie sprzętu, a książka – związek z wykonywaną pracą lub zainteresowaniami pracownika. Zadbaj też, by ewentualne znakowanie pozostawało czytelne i nie utrudniało użytkowania przedmiotu.
Przy pracy zdalnej liczy się także moment doręczenia
Jeżeli pracownik zaczyna poza biurem, zaplanuj wysyłkę tak, aby zestaw dotarł przed rozpoczęciem pracy lub w uzgodnionym terminie. Przygotuj również cyfrową wersję informacji o spotkaniach i osobach kontaktowych. Dzięki temu dostęp do planu wdrożenia nie będzie zależał od dostawy paczki.
Przy kompletowaniu większej liczby zestawów ustal budżet na osobę, terminy personalizacji i sposób pakowania. Możesz przygotować wspólną podstawę dla wszystkich, a wybrane dodatki dopasować do stanowiska. Pozwala to zachować spójny charakter powitania bez zakładania, że każdy potrzebuje identycznego wyposażenia.
Powitanie powinno mieć ciąg dalszy
Dobrze dobrany welcome pack jest wsparciem wdrożenia. O jego użyteczności decyduje to, czy pomaga rozpocząć pracę, znaleźć potrzebne informacje i nawiązać kontakt z zespołem. Warto połączyć wręczenie zestawu z rozmową z przełożonym oraz przedstawieniem planu pierwszych dni. Po zakończeniu wdrożenia zapytaj, które elementy były pomocne – te odpowiedzi ułatwią przygotowanie kolejnych paczek.
Artykuł sponsorowany
